Wann einsetzen
Wenn Zuständigkeiten unklar sind, bei neuen Projekten mit vielen Beteiligten, bei Reorganisationen, oder wenn immer wieder Aufgaben liegen bleiben, weil sich niemand zuständig fühlt.
Beschreibung
Workshop zur Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten mithilfe der RACI-Matrix. Für jede wichtige Aufgabe oder Entscheidung wird festgelegt, wer welche Rolle einnimmt:
ResponsibleWer führt die Arbeit aus? Die Person, die die Aufgabe tatsächlich erledigt.
AccountableWer trägt die Endverantwortung? Die Person, die das Ergebnis abnimmt und zur Rechenschaft gezogen wird. Pro Aufgabe darf es nur eine accountable Person geben.
ConsultedWer wird vorher gefragt? Personen mit relevanter Expertise, deren Input eingeholt werden muss.
InformedWer wird nachher informiert? Personen, die über das Ergebnis Bescheid wissen müssen, aber nicht in die Entscheidung eingebunden sind.
Der RACI Workshop deckt typische Probleme aufAufgaben, für die sich niemand verantwortlich fühlt. Aufgaben, für die sich alle verantwortlich fühlen (und deshalb niemand handelt). Personen, die überall consulted werden und zum Bottleneck werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- 1Aufgaben und Entscheidungen auflisten (15 Min):Gemeinsam die wichtigsten wiederkehrenden Aufgaben und Entscheidungen sammeln. Nicht zu granular werden, der Fokus liegt auf den Aufgaben, die wirklich unklar sind. Beispiele: „Sprint-Planung moderieren“, „Deployment-Entscheidung treffen“, „Kundenfeedback priorisieren“, „Budget für externe Tools genehmigen“.
- 2Beteiligte identifizieren (5 Min):Alle Personen oder Rollen auflisten, die an diesen Aufgaben beteiligt sein könnten. Das sind die Spaltenköpfe der Matrix.
- 3RACI-Regeln erklären (5 Min):R = macht die Arbeit, A = trägt die Verantwortung (nur eine Person pro Aufgabe), C = wird vorher gefragt, I = wird nachher informiert. Leere Felder = keine Beteiligung.
- 4Matrix ausfüllen (40 Min):Zeile für Zeile durchgehen. Für jede Aufgabe: Wer ist R, wer A, wer C, wer I? Diskussionen sind erwünscht, denn hier liegt der eigentliche Wert. Typische Warnsignale: Zu viele Rs in einer Zeile (wer macht es WIRKLICH?), kein A (niemand verantwortlich), eine Person ist überall C (Bottleneck).
- 5Muster analysieren (15 Min):Die fertige Matrix gemeinsam betrachten. Spalten-Check: Hat jemand zu viele Rs? Ist jemand überall C, aber nirgends R? Zeilen-Check: Gibt es Aufgaben ohne A? Aufgaben mit mehr als einem A?
- 6Anpassungen vornehmen (15 Min):Basierend auf den Mustern die Matrix überarbeiten. Ziel: Klare Verantwortlichkeiten, keine Bottlenecks, kein „alle sind irgendwie zuständig“.
- 7Dokumentieren und Review (10 Min):Die finale Matrix sichtbar dokumentieren. Review-Termin in 6–8 Wochen festlegen.
Materialliste
- Vorbereitete RACI-Matrix (Whiteboard
- Flipchart oder Excel/Miro)
- Sticky Notes
- Stifte
- Timer