Rechtliche Informationen

Zwecke der Datenverarbeitung

Es besteht keine Verpflichtung, uns die von uns angeforderten personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Es kann jedoch zu Nachteilen bei der Nutzung unserer Produkte kommen, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht angeben. Sollte die Bereitstellung Ihrer Daten in bestimmten Fällen gesetzlich vorgeschrieben sein, werden wir Sie gesondert darauf hinweisen.

Auftragsverarbeiter

Ihre Daten werden teilweise an Auftragsverarbeiter weitergeleitet, die in dieser Erklärung nur namentlich aufgeführt sind. Detaillierte Informationen zu den einzelnen Auftragsverarbeitern finden Sie unter dem Menüpunkt „Unterauftragsverarbeiter“.

Kategorien der verarbeiteten Daten und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wir erheben die folgenden allgemeinen Datenkategorien:

• Daten, die durch den Besuch unserer Website entstehen
• Daten, die durch die Nutzung unserer Produkte entstehen
• Daten, die von unseren Kunden als Inhalte in unseren Produkten verwaltet werden

Website-Daten

Art und Zweck der Datenverarbeitung

Wenn Sie auf unsere Website oder unsere Web-App unter pluribus.team zugreifen, werden automatisch folgende Daten erhoben:

• Hostname des zugreifenden Geräts
• IP-Adresse
• Browsertyp/-version
• Betriebssystem
• Browsersprache
• Herkunft des Website-Zugriffs

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website.

Empfänger

Diese Daten werden ausschließlich auf eigenen Servern des Anbieters in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Speicherdauer

Maximal 12 Monate.

Registrierung

Art und Zweck der Datenverarbeitung

Bei der Registrierung für unsere Webanwendung erfragen wir folgende Daten:

• Name
• E-Mail-Adresse

Nach der Registrierung erfragen wir möglicherweise auch folgende Daten:

• Rechnungsadresse
• Zahlungsdaten – diese werden nicht vom Anbieter gespeichert, sondern direkt durch den Zahlungsdienstleister Stripe erhoben und verarbeitet

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Empfänger

Zahlungsdaten werden an den folgenden Zahlungsdienstleister übermittelt:

• Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland – zur Abwicklung der Zahlungsvorgänge

Alle übrigen Registrierungsdaten werden ausschließlich auf eigenen Servern des Anbieters verarbeitet.

Speicherdauer

Die Daten werden innerhalb von 12 Monaten nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Nutzung unseres Produkts

Art und Zweck der Datenverarbeitung

Bei der Nutzung unseres Dienstes werden folgende Daten verarbeitet:

• Konto und Team: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Ihre Rolle im Team und die Zugehörigkeit zu einem Team. Damit melden Sie sich an, und Ihr Team sieht, wer mitarbeitet.
• Einladungen: Wenn Sie jemanden in Ihr Team einladen, speichern wir die E-Mail-Adresse dieser Person und schicken ihr einen Einladungslink.
• Zuordnung von Inhalten: Wir speichern, wer eine Umfrage, einen Workshop oder einen eigenen Eintrag in der Bibliothek erstellt hat. Die Inhalte selbst, also Methoden, Workshop-Abläufe, Vorlagen und Fragen, enthalten in der Regel keine personenbezogenen Daten.
• Umfrageantworten: Teilnehmende beantworten Umfragen über einen Link, ohne ein Konto zu erstellen. Für jede Teilnahme entsteht eine zufällige Kennung, die weder im Browser gespeichert wird noch einen Rückschluss auf die Person zulässt. Antworten in Freitextfeldern können trotzdem personenbezogene Angaben enthalten, wenn Teilnehmende sie selbst eintragen.
• KI-Funktionen: Wenn Sie eine Umfrage mit KI-Assistenz erstellen oder einen Workshop planen lassen, verarbeitet die KI Ihre Eingaben. Bei der KI-Analyse einer Umfrage wertet sie die Antworten aus, einschließlich der Freitexte, und leitet daraus Vorschläge für Workshops ab. Eingaben und Ergebnisse der KI speichern wir in einem Protokoll, damit wir Fehler nachvollziehen und die Qualität der Vorschläge verbessern können.
• Anfrage zu einem Workshop: Wenn Sie einen Workshop mit KI-Assistenz planen lassen, speichern wir Ihre Eingaben dazu beim Workshop: Ihre Beobachtung, den Kontext, die geplante Dauer und die Zahl der Teilnehmenden. Sie sehen sie auf der Seite des Workshops unter „Deine Anfrage“ und können so später nachvollziehen, worauf der Vorschlag beruht. Die Angaben bleiben gespeichert, solange es den Workshop gibt, und werden mit ihm gelöscht. Bitte tragen Sie dort keine Namen oder anderen personenbezogenen Daten ein.
• Fotos und Dateien aus der Nachbereitung: Zu einem Workshop können Sie Fotos, Screenshots und PDFs hochladen, zum Beispiel von Flipcharts, Karten oder Boards. Wer den Code für den Begleiter hat, kann während des Workshops und bis 24 Stunden nach seinem Ende Fotos hinzufügen, ohne ein Konto zu haben. Fotos verkleinern wir beim Hochladen und entfernen dabei alle eingebetteten Metadaten, darunter den Aufnahmeort (GPS), das Gerät und den Zeitpunkt der Aufnahme. Auf den Fotos selbst können trotzdem Namen oder Handschrift zu sehen sein und, wenn jemand den Raum fotografiert, auch Personen. Bitte fotografieren Sie deshalb nur Ergebnisse und keine Personen. Wenn Sie aus den Ergebnissen ein Protokoll mit KI-Assistenz erstellen lassen, liest die KI die Fotos und Dateien aus, einschließlich der Namen, die darauf stehen. Die Dateien sehen nur Sie, öffentlich abrufbar sind sie nicht.
• Miro-Board aus der Nachbereitung: Wenn Sie ein Board aus Miro verbinden, speichern wir einen Zugangsschlüssel für Ihr Miro-Konto (verschlüsselt), den Namen des Kontos sowie Kennung und Namen des ausgewählten Boards. Den Text auf dem Board, zum Beispiel Haftnotizen und Überschriften, liest Pluribus erst, wenn Sie ein Protokoll erstellen lassen, und speichert ihn nur als Teil des Entwurfs. Pluribus darf in Miro nur lesen, nichts ändern.
• Lokaler Speicher im Browser: Für die Anmeldung legen wir Zugangsschlüssel im lokalen Speicher Ihres Browsers ab. Wenn Sie eine Umfrage mit KI-Assistenz erstellen, liegt dort außerdem der Zwischenstand des Interviews, damit beim Neuladen nichts verloren geht. Nach der Anmeldung merken wir uns dort zudem das Datum der neuesten Meldung aus „Neu in Pluribus“, die Sie gesehen haben, damit der Hinweis darauf nur einmal erscheint. Cookies setzen wir dafür nicht ein.

Nutzungsanalyse

Um zu verstehen, welche Funktionen hilfreich sind und wo Nutzer:innen einen Ablauf abbrechen, messen wir die Nutzung von Pluribus mit PostHog. Die Messung ist cookielos: Wir setzen dafür keine Cookies und legen weder eine Kennung noch sonst etwas dauerhaft im Speicher Ihres Browsers ab. Je Seitenaufruf verarbeiten wir:

• die Adresse der aufgerufenen Seite, ohne Einladungs- und Zugangslinks und andere Parameter (nur Kampagnen-Angaben, sogenannte utm-Parameter, bleiben erhalten),
• die Seite, von der Sie kamen,
• Browser, Betriebssystem und Gerätetyp, Spracheinstellung, Zeitzone sowie Bildschirm- und Fenstergröße,
• die ungefähre Region, abgeleitet aus Ihrer IP-Adresse,
• den Zeitpunkt des Aufrufs.

Außerdem zählen wir einzelne Schritte: Registrierung begonnen (sobald Sie ins Formular tippen), Konto erstellt, Umfrage erstellt, Umfrage gestartet, Workshop erstellt und Bezahlung begonnen (mit dem gewählten Tarif). Dazu kommen Klicks auf ausgewählte Buttons, etwa zu den Preisen oder zum Selbstcheck (mit der Stelle auf der Seite und dem Ziel), das Öffnen eines Eintrags der Bibliothek (mit dem Bereich von Pluribus, von dem aus Sie ihn geöffnet haben) sowie den Aufruf der Beispiel-Auswertung und der Seite „Neu in Pluribus“. Diese Ereignisse enthalten weder Ihren Namen noch Ihre E-Mail-Adresse noch Inhalte von Umfragen oder Workshops. Was Sie in Formulare eingeben, wird nicht übertragen.

Damit wir Besuche zählen können, ohne Sie zu erkennen, bildet PostHog auf seinen Servern einen kurzlebigen, nicht umkehrbaren Hashwert statt einer Kennung in Ihrem Browser. Er erlaubt es nicht, Sie auf anderen Websites oder am nächsten Tag wiederzuerkennen. Die Messung wird nie mit Ihrem Konto verknüpft. Wir zeichnen weder Ihren Bildschirm noch Ihre Klicks oder Eingaben auf. Wer eine Umfrage über einen Link beantwortet, wird gar nicht gemessen.

Wir nutzen die EU Cloud von PostHog, die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. PostHog, Inc. hat seinen Sitz in den USA. Ein Zugriff von dort für Support und Wartung lässt sich nicht ausschließen. Diese Übermittlung ist durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Standardvertragsklauseln abgesichert. Die Daten werden nicht für Werbung genutzt und nicht mit Daten anderer Websites zusammengeführt. Wir speichern sie höchstens 12 Monate. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Pluribus zu verstehen und zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Da wir keine Cookies oder vergleichbaren Speichertechniken einsetzen, holen wir keine Einwilligung nach § 25 TDDDG ein.

Für Daten, die Kunden als Inhalte in Pluribus verwalten, zum Beispiel die Umfrageantworten ihrer Teams oder die E-Mail-Adressen eingeladener Personen, handeln wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich ist in diesem Fall der Kunde. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellen wir auf Anfrage bereit. Schreiben Sie uns dazu an datenschutz@pluribus.team.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Das Protokoll der KI-Funktionen führen wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem fehlerfreien und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Zugangsschlüssel, der Zwischenstand und das Datum der zuletzt gesehenen Meldung im lokalen Speicher Ihres Browsers sind für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Empfänger

Für die KI-Funktionen werden die jeweiligen Eingaben und Umfrageantworten an OVHcloud AI Endpoints der OVH SAS, Roubaix, Frankreich, übermittelt und dort in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.

Fotos und Dateien aus der Nachbereitung eines Workshops legen wir im Object Storage der OVH SAS, Roubaix, Frankreich, in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union ab. Sie liegen dort nicht öffentlich und werden nur über Links ausgeliefert, die nach 15 Minuten ablaufen. Für ein Protokoll mit KI-Assistenz gehen sie an OVHcloud AI Endpoints, wie oben beschrieben.

Wenn Sie ein Board aus Miro verbinden, melden Sie sich selbst bei Miro der RealtimeBoard, Inc., San Francisco, USA, an und erlauben Pluribus, Ihre Boards zu lesen. Miro verarbeitet dabei keine Daten in unserem Auftrag. Für Ihr Miro-Konto gelten die Datenschutzbestimmungen von Miro. Den Text des Boards gibt Pluribus für ein Protokoll mit KI-Assistenz an OVHcloud AI Endpoints weiter, wie oben beschrieben.

E-Mails, zum Beispiel zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse, zum Zurücksetzen des Passworts oder für Einladungen ins Team, versenden wir über Postmark der ActiveCampaign, LLC, Chicago, USA. Die Übermittlung in die USA ist durch das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln abgesichert.

Alle übrigen Nutzungsdaten werden ausschließlich auf eigenen Servern des Anbieters verarbeitet.

Speicherdauer

Die Daten werden auf Wunsch des Kunden oder nach Beendigung des Vertragsverhältnisses innerhalb von 12 Monaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Die Anfrage zu einem Workshop löschen wir zusammen mit dem Workshop, spätestens mit den übrigen Daten Ihres Kontos.

Fotos und Dateien aus der Nachbereitung bleiben gespeichert, bis Sie sie einzeln löschen oder den Workshop löschen. Mit dem Workshop löschen wir auch seine Dateien im Object Storage, spätestens mit den übrigen Daten Ihres Kontos.

Den Zugangsschlüssel für Miro löschen wir, sobald Sie die Verbindung in den Einstellungen entfernen, Miro den Zugriff nicht mehr erlaubt oder Ihr Konto gelöscht wird.

Rechte der betroffenen Personen

Nach geltendem Recht haben Sie das Recht, sofern die jeweiligen Voraussetzungen des geltenden Rechts erfüllt sind:

• eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob und welche Ihrer personenbezogenen Daten wir verarbeiten
• Kopien dieser Daten zu erhalten
• die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen
• zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken
• (sofern zutreffend) der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen
• (sofern zutreffend) eine zuvor erteilte Einwilligung zur Verarbeitung zu widerrufen
• Datenübertragbarkeit zu verlangen
• eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzureichen

Unsere Kontaktdaten

Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an uns: